Nghề thư ký và nghiệp vụ văn phòng vào ngày nay.

No comments

Ngoài các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng viết và nói, kỹ năng lên kế hoạch và óc tổ chức, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian… luôn là những ưu tiên hàng đầu của các nhà tuyển dụng. Dưới đây là 5 kỹ năng hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng mà thư ký cũng cần phải có:

1. Gửi và nhận email

Email chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh để trao đổi và giao dịch, nó đã trở thành một công cụ giao tiếp văn phòng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn không hiểu nghi thức và cách thức viết và gửi email hoặc không khai thác hết tiềm năng của chúng. Tạo danh sách địa chỉ mail, thường xuyên dọn dẹp hộp thư của mình, thiết lập chế độ trả lời tự động là một số những cách thư điện tử được sử dụng để người thư ký làm việc hiệu quả hơn.

2. Mạng xã hội

Mạng xã hội không chỉ là một hoạt động tự do khi có thời gian rảnh rỗi nữa – nhiều công ty đang nắm lấy nó như là một công cụ kinh doanh trực tuyến mạnh mẽ và linh hoạt. Một thư ký thành công sẽ biết làm thế nào để giao tiếp trên tất cả các mạng xã hội phổ biến nhất – Facebook, Twitter và LinkedIn để cho công việc của mình được hiệu quả và nhanh chóng.

3. Thiết lập cuộc gọi qua Skype

Điện thoại thông thường không còn là công cụ tốt nhất để nói chuyện, trao đổi với người khác trên khắp đất nước hoặc trên thế giới. Nhiều công ty đã chấp nhận dịch vụ điện thoại trực tuyến (truyền tải âm thanh và giọng nói qua IP, hoặc VoIP) để làm cho thông tin liên lạc của họ hiệu quả hơn. Các dịch vụ như Skype cung cấp vô số tính năng, bao gồm cả cuộc gọi video, tin nhắn nhanh, chia sẻ tập tin và nhiều hơn nữa. Ngày nay, một thư ký phải làm tốt việc thiết lập cuộc gọi Skype, xử lý với các phần cứng liên quan (webcam, micro và màn hình) và đặt các cuộc gọi qua web.

4. Kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến

Tổ chức sự kiện trực tuyến là một trách nhiệm lớn đối với thư ký và quản lý văn phòng – bao gồm các công việc liên quan đến văn phòng, các cuộc họp của khách hàng . Tất cả các việc đặt phòng, đặt vé có thể được thực hiện trực tuyến, làm cho toàn bộ quá trình sắp xếp hợp lý và hiệu quả.

5. Quản lý thông tin kỹ thuật số

Tài liệu kinh doanh được chuyển dịch sang các định dạng số ngày một nhiều hơn. Một người quản lý hay thư ký văn phòng phải có kỹ năng trong việc lưu trữ, tổ chức xử lí, truy cập và quản lí thông tin số. Điều này không chỉ áp dụng cho các tài liệu được lưu trên máy tính mà còn áp dụng trên các công cụ lưu giữ tài liệu trực tuyến như Google Docs và Dropbox. Nó giúp cho việc lưu giữ tài liệu được bí mật và có thể truy cập dễ dàng khi sử dụng.

Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự… người thư ký cũng cần phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của tất cả các thành viên để phục vụ cho mục đích chung của toàn công ty. Vì thế, các bạn trẻ yêu thích công việc ổn định nhưng không kém phần hấp dẫn của nghề thư ký thì điều kiện đầu tiên là phải thành thạo nghiệp vụ văn phòng; kỹ năng quản lý nhân sự và quản lý dự án; bên cạnh đó còn trau dồi thêm những kỹ năng cơ bản như tiếp nhận và xử lý thông tin, tổ chức cuộc họp, đàm phán thương lượng với khách hàng…